Alla 31° riunione plenaria del CEPEJ (Commissione Europea per l’Efficienza della Giustizia), tenutasi a Strasburgo il 3-4 dicembre scorso, è stato approvato il Codice di Condotta Europeo per gli organismi di mediazione.
Si tratta di un codice che offre delle linee guida a chi si occupa di mediazione e, al fine di migliorare il presente documento, il CEPEJ invita gli organismi di mediazione che lo desiderano ad utilizzare questo documento inviando le loro osservazioni alla Segreteria del CEPEJ.
Codice di Condotta Europeo per gli Organismi di Mediazione
Questo codice di condotta stabilisce una serie di principi che i centri, gli istituti o altri organismi di mediazione possono volontariamente adottare. Può essere utilizzato dagli organismi di mediazione (compresi i loro dipendenti e affiliati) che offrono servizi di mediazione in vari campi del contenzioso come quello civile, commerciale, familiare, amministrativo e penale. Questo codice è coerente e può essere utilizzato congiuntamente al Codice europeo di condotta per mediatori elaborato nel 2004 dall’Unione europea e alle raccomandazioni della Commissione europea per l’efficienza della giustizia (CEPEJ) e alle linee guida e altri strumenti sulla mediazione e ADR. I legislatori degli Stati Membri del Consiglio d’Europa possono incorporare i principi di questo codice nelle rispettive normative nazionali come standard base per gli organismi di mediazione.
Al fine di migliorare il presente documento, il CEPEJ-GT-MED invita gli organismi di mediazione che desiderano utilizzare questo documento ad inviare le loro osservazioni al Segretariato del CEPEJ.
- DEFINIZIONE
“Organismo di mediazione” è qualsiasi ente pubblico o privato che gestisce o amministra una procedura di mediazione condotta da un soggetto terzo neutrale (da qui in avanti “mediatore”) che offre il servizio di assistere le parti in lite a risolvere amichevolmente la loro controversia.
- QUALITÀ E COMPETENZA DEL SERVIZIO
Gli organismi di mediazione dovrebbero adottare tutte le misure ragionevoli per garantire un adeguato livello di qualità e competenza dei loro servizi assicurando che:
- vengano mantenuti fondi sufficienti, capacità amministrativa e un numero adeguato di mediatori affiliati;
- siano applicate tutte le leggi e le norme nazionali pertinenti;
- i mediatori che vi collaborano siano qualificati nel condurre procedure di mediazione, avendo partecipato a percorsi di formazione base e continui sulle tecniche di risoluzione delle controversie e di mediazione, in conformità con le opportune certificazioni;
- i mediatori che lavorano vi collaborano siano competenti nel gestire le specifiche tipologie di controversie assegnate;
- le procedure di selezione e nomina dei mediatori siano trasparenti, corrette ed efficienti;
- vi sia un sistema adeguato ed efficiente di rilevazione delle performance dell’organismo di mediazione e dei mediatori tramite questionari di soddisfazione dei clienti;
- vengano raccolti dati statistici sugli indicatori principali delle mediazioni;
- il personale di segreteria sia adeguatamente formato nell’assistenza alle parti e ai mediatori durante l’intera procedura di mediazione;
- gli uffici e le stanze per le mediazioni siano facilmente accessibili, adeguatamente equipaggiati e confortevoli per tenere sessioni di mediazione;
- le parti possano accedere e partecipare facilmente alla procedura presentando l’istanza di mediazione online o con altri mezzi di comunicazione;
- sia utilizzato e monitorizzato un adeguato sistema di gestione della qualità.
- TRASPARENZA E COMUNICAZIONE
Gli organismi di mediazione dovrebbero avere un sito internet continuamente aggiornato e facile da consultare e/o altri mezzi di comunicazione per fornire ai fruitori delle mediazioni un’accurata e facile comprensione delle informazioni su:
- la natura e la storia dell’organismo, i nomi dei soci, degli affiliati, del management;
- i nomi, i curriculum vitae aggiornati e le competenze professionali dei mediatori che forniscono i loro servizi;
- la procedura di mediazione, il regolamento di mediazione e la legislazione pertinente applicata alla mediazione;
- i costi e criteri di calcolo applicati ai servizi di mediazione;
- il codice di condotta approvato dai mediatori.
L’organismo di mediazione non dovrebbe rilasciare dichiarazioni false, scorrette o fuorvianti nelle sue comunicazioni o azioni di marketing sui suoi servizi e su quelli dei mediatori affiliati.
- REGOLE ED ETICA DI MEDIAZIONE
Gli organismi di mediazione dovrebbero assicurarsi di applicare il Codice di condotta europeo per i mediatori come standard minimo nella fornitura di servizi di mediazione.
Gli organismi di mediazione si attengono alle regole e alle procedure relative alle loro prestazioni e fornitura di servizi di mediazione, come stabilito dalle leggi nazionali.
- INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ E NEUTRALITÀ
Gli organismi di mediazione devono essere indipendenti e imparziali nei confronti di tutti i litiganti e consulenti legali. Tutte le procedure di mediazione devono essere gestite in modo imparziale, neutrale e indipendente.
Gli organismi di mediazione non possono offrire servizi di mediazione insieme ad altri servizi professionali o attività commerciali estranee alla risoluzione delle controversie. Lo staff dell’organismo di mediazione, gli azionisti e i mediatori affiliati non possono agire come avvocati, consulenti, formatori o giudici nella stessa controversia o per una delle parti prima della fine della controversia o entro un tempo ragionevole dopo che sia finita.
Gli organismi di mediazione devono rispettare tutte le altre restrizioni e procedure al fine di salvaguardare l’indipendenza e l’imparzialità.
- CONFLITTO DI INTERESSI
Gli organismi di mediazione dovrebbero istituire procedure per individuare ed eliminare potenziali conflitti di interesse.
Gli organismi di mediazione dovrebbero rivelare l’esistenza di fatti, interessi o relazioni che ragionevolmente possano influenzare la sua imparzialità o indipendenza compresi:
- qualsiasi interesse economico rilevante o fonte di reddito (ad esempio quote di proprietà, sponsorizzazioni, contributi annuali, finanziamenti, ecc.) con ogni parte o loro associazioni o consulenti che potrebbero influire sulla sua imparzialità;
- qualsiasi interesse nell’esito della procedura di mediazione;
- qualsiasi fatto o relazione con le parti e i loro consulenti che possano influire sull’imparzialità o creare un’apparenza di parzialità o pregiudizio.
- RECLAMI, PROCEDURE DISCIPLINARI E RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
Gli organismi di mediazione dovrebbero istituire e applicare procedure di reclamo per disciplinare equi ed efficaci meccanismi per gestire le controversie riguardanti i mediatori o il personale di amministrazione delle procedure di mediazione.
Gli organismi di mediazione dovrebbero ricorrere principalmente a procedure di composizione amichevole nelle proprie controversie tramite negoziazione e mediazione.
- RISERVATEZZA
Prendendo atto del fatto che, come norma generale, tutte le informazioni associate alle procedure di mediazione sono riservate, gli organismi di mediazione dovrebbero adottare tutte le misure possibili per garantire la riservatezza prevista dalle leggi e dai regolamenti e/o concordata con le parti.
